Durante muchos años emular a Hannibal Smith del “Equipo A” (A-TEAM) encendiendo un cigarro al son de “Me encanta que los planes salgan bien”, era el objetivo de cualquier manager.
Quizás tanto esfuerzo dedicado a planificar, anticipar y preparar detalladamente el trabajo de todo un equipo a lo largo de todo el proyecto, provoca que nos estemos engañando a nosotros mismos puesto que no podemos predecir el futuro ni prever fácilmente las situaciones que nos vamos a encontrar. Hemos de convivir con la incertidumbre y más hoy en día, en este ecosistema digital tan cambiante y dinámico.
Además si se trata de una iniciativa digital e innovadora no deberíamos plantear un primer resultado a largo plazo ni dedicar excesivo tiempo a analizarlo todo. Nos adelantarán por izquierda y derecha, quizás cuando lo terminemos ya no es competitiva la idea inicial. Mejor arrancar pronto y dividir el proyecto en varios menores, más gestionables y planificables por separado.
Adaptarse al cambio:
La digitalización, Internet, han destrozado este modelo, la disrupción digital está en todos los sectores y hemos pasado de las regatas en velero diseñables sobre mapas, al Rafting: obstáculos imprevistos, cambios constantes, carreras cortas que requieren gran capacidad de maniobra y toma de decisiones inmediatas.
Si a eso le sumas:
- Un producto que va a estar de cara al púbico (masivo, moderno y digital)
- Diferentes audiencias a las que adaptarnos
- Múltiples interlocutores o departamentos involucrados (cada uno con su punto de vista válido)
- Incertidumbre sobre la viabilidad de la solución o sobre la estrategia a tomar.
- Uso de nuevas tecnologías
- Tener más claro el objetivo a cubrir que el cómo cubrirlo
Por ello lo mejor es iniciar con un planteamiento y planificación inicial, contar con la involucración constante de los destinatarios e ir perfilando la fotografía final del proyecto en marcha, atendiendo las necesidades reales por las que se ha planteado y que se irán cuestionando probablemente a lo largo de su ciclo de vida.
En Agile y sus varias metodologías, definimos historias de usuario, hacemos un primer desglose en tareas, preparamos estimaciones iniciales y organizamos los primeros sprints. Luego avanzamos, vamos revisando continuamente el producto con los usuarios finales lo más empíricamente posible. Y sobre todo: aceptamos el cambio continuo que genera el ir revisando avances aprovechando la nueva visión que nos aporta el ver productos parciales.
¿La muerte del Project?
Esto significa un “muerte al Project, larga vida al libre albedrío?” No necesariamente. Eso sí, orientemos mejor el equipo a crear incrementos válidos del producto final.
¿El Project en sí podría morir? Depende. Una planificación inicial siempre es válida sobretodo para primeras estimaciones dónde puede ser una herramienta de apoyo importante. Una vez en modo running estaríamos continuamente modificando, añadiendo o eliminando tareas, reformulando dependencias, modificando esfuerzos, etc. Lo que viene a ser crear un baseline completamente diferente cada 3 semanas.
No es práctico. Y si no es práctico y aporta poco valor… Es un desperdicio y es lo primero que tenemos que quitar de nuestra mochila (filosofía LEAN)
En Agile existen otras herramientas y artefacts para hacer seguimiento del proyecto.
El objetivo final ante todo
En resumen, creer que puedes definir todo el devenir de un proyecto en sus primeros días es atrevido.
Nadie se libra de ello. Lo mejor es asumir ese riesgo y trabajar enfocado en el objetivo final y maniobrando lo necesario adaptando planificación y medios para ello.
Esto aplica a todo: por ejemplo yo con 16 años tenía un objetivo: tocar en una banda de Rock. Y la situación me llevó a poder hacer mis primeras incursiones en una banda dónde faltaba un teclista. Y me compré uno y ¡a por ello! En menos de 3 meses, vi que de Richard Clayderman tenía más bien poco… Me compré una guitarra y 24 años después, sigo con mi banda actual. Si no llego a empezar “de cualquier forma” no me hubiera introducido y probablemente ahora mismo no hubiera cubierto mi objetivo aunque el camino no fuera el planificado inicialmente.
Por cierto, he visto que la nueva película del equipo A, de hace unos pocos años, se subtitula… “There Is No Plan B”. Si es que… ¡¡no aprenden!! Siempre los hay.
Not Wasted Time 