EFICACIA INDIVIDUAL: la auténtica felicidad

¿Quieres ser más feliz? Permíteme un consejo: empieza por ser más EFICAZ.

¿Por qué? Para explicarlo me sirvo de mi propio Personal Map que me imagino será bastante parecido al de la mayoría:

Está claro: si quiero disfrutar más de mi familia a la vez que me siento útil y valorado en el trabajo debo aprovechar bien las horas que allí esté.

A parte, si quiero disfrutarlo necesito comprender el porqué de las cosas que hago, el fin que persigo y compartirlo con mi equipo. Y a estas alturas me gusta evitar el estrés excesivo porque no me permite poner foco y concentración en lo que estoy haciendo y eso lleva a no conseguir calidad en mi trabajo.

Lo primero que uno piensa es: no me gusta calentar la silla… obvio… vamos más allá, esto ya se supone que lo evitamos (si no te lo permiten, cámbiate de trabajo en cuanto puedas).

En resumen, para conseguir mis objetivos: NO PUEDO PERMITIRME PERDER EL TIEMPO.

Y esto nos lleva a una gran obsesión de LEAN: Eliminar el despilfarro (Waste), lo que se conoce por MUDA.

Estamos analizando nuestro comportamiento individual, por lo que permitidme haga una selección de los 8 habituales:

Me centro en 3 y su relación circular:

EVITA: Dejar el trabajo a medias (1) porque luego lo has de retomar y es un traspaso (4) aunque sea contigo mismo y además te aumenta el número de tareas entre las que has de ir conmutando (6).

Pudes empezar por otro de los 3 que siempre acabarás en este círculo.

¿CÓMO LO HAGO?

Para empezar aplicando un principio que estoy a punto de tatuarme a mí y a todo mi equipo:

“START FINISHING, STOP STARTING”

Esto es lo más importante: cuando empieces algo, intenta terminarlo.

A veces, hay factores que te lo complican mucho y terminar una tarea del tirón parece imposible:

• por dependencias (minimízalas)
• por falta de tiempo (sopesa si entonces no vale la pena alargar un poco o no empezar tareas nuevas al final de la jornada en vez de dedicarte a terminarlas) o
• porque son demasiado grandes (divídela en varias tareas menores  – ya lo veremos en el siguiente post dedicado a la eficacia en los equipos)

Y ante lo imposible… intenta terminar cuanto antes o sobretodo, antes de empezar más tareas nuevas.

Si no, sólo harás que acumular, tener demasiadas tareas en paralelo y entonces no poder poner foco, perder tiempo en el cambio constante de contexto entre unas y otras, etc.

¿Suficiente con planteártelo?

Introduzcamos buenas prácticas de KANBAN:

WIP LIMIT:

(WIP = Work in Progress/Process)

Cada uno tiene un límite óptimo de tareas en paralelo que puede absorber. Tiene que ver tanto con el tipo de tareas como la forma de ser de cada uno. En los extremos hay “asesinos de tareas en serie” y “en masa” pero cada uno tiene su límite personal. Experimenta, pero … no te sobrecargues (MURI).

Normalmente se usa en equipos, pero no es ninguna tontería calcular el tuyo personal y controlarlo. Yo por ejemplo uso Trello como herramienta visual de planificación personal y mi WIP limit es, en vez de un número, la visualización en una sola pantalla sin usar scroll. Cuando las tarjetas ya no caben en una sola pantalla salta la alarma y me fuerzo a cerrar cosas.

PRIORIZACIÓN:

Vale, me limito las tareas en paralelo, pero… ¿qué dejo fuera si la demanda me supera?

Lo menos prioritario. ¿Qué significa? Cada uno tiene su propio criterio en función de su contexto y del tipo de tareas, pero creo importante tener presente unos principios y luego, si quieres, aplica un criterio técnico como Kano, Moscow, WSJF… quizás a título individual son excesivos (excepto MoSCoW).

Sea como sea recomiendo empezar por:

• Lo que aportará más valor
  (piensa siempre en la ley de Pareto: obtener el 80% de valor con el 20% del esfuerzo)
• Lo que sea una dependencia para otros
• Lo que ya no pueda esperar más (el gran concepto de empezar a tratar las cosas cuando llega su LAST RESPONSIBLE MOMENT). Especial atención al adjetivo Responsible…

Éste último me encanta, es mi verdadero criterio de priorización personal. Empezar a tratar una tarea en el momento óptimo, el último momento responsable.

Julio César ya nos lo enseñó: “Cuando lleguemos a ese río cruzaremos ese puente”.
(aunque no olvidemos que hay un río que cruzar algún día)

• Reduces incertidumbre (ya ves el tamaño y caudal del río)
• Tienes el máximo posible de conocimiento antes de empezar (has podido comprobar su profundidad, solidez del terreno, material idóneo para ello…)
• Ya estás seguro al 100% que se debe hacer (no te has encontrado otro puente ya hecho por otro)
• Y mientras, has mantenido el foco en lo real e inminente (cualquier horda que le atacó, yo que sé! 😉)

¡Bueno! ¡Espero que os haya resultado interesante!

Sería genial que comentarais qué usáis vosotros, si estáis de acuerdo con alguno de estos consejos y principios o si por el contrario, tenéis convicciones diferentes.

En el siguiente post, la extrapolación de la Eficacia Personal a la Eficacia de Equipos.

¡Hasta la semana que viene!