Eficacia en Equipos: LET THERE BE FLOW

¿Conoces bien a tus equipos?

El punto de partida es analizarlos: sus particularidades, composición, misión y objetivos. No existe una receta igual para todos. ¿Es tu equipo autónomo? ¿Comparte objetivos con otro? ¿Es un equipo de servicio transversal?

En función de todas estas características pueden surgir modelos de equipos y operación diferentes, pero hay un cierto factor común con lo que respecta optimizar la eficacia y productividad de un equipo:

Tamaño del equipo

Aunque no siempre podamos elegir, el tamaño del equipo sí importa: cuanto más manejable mejor, pero con un tamaño que permita alcanzar valor en espacios cortos de tiempo. ¿Cuál es el tamaño ideal? Mi opinión: el que se pueda mantener sin generar subequipos dentro de él (¡Ok, me mojo! Mi predilección es entre 5 y 9 personas).

Pero imagina que pertenezco a un equipo más grande, pero con un mismo objetivo, backlog o simplemente compartimos código inseparable. Mi consejo: arranca tal cual, observa y en poco tiempo de forma natural se crearán pequeños equipos virtuales basados en afinidades, perfiles complementarios… Dejad que se formen sin forzar. Acostumbra a funcionar.

Si no es el caso y sois demasiados probablemente os toca dividiros. Y entre el gran grupo compacto y los microequipos existe una amplia gama de grises cuyo factor de éxito siempre es la comunicación constante y efectiva.

Otra recomendación es que el equipo se mantenga lo más estable posible en el tiempo (“Agile promueve el desarrollo sostenible”). Cuanto más tiempo trabaja junto un equipo, más automatismos, más conocimiento compartido, más reparto natural de tareas y mayor transparencia en las retrospectivas.

Composición del equipo:

A la hora de seleccionar los miembros de un equipo, evita los miembros Superman (ver post: ¡STOP Superman!).

Superman

No hay nada peor que “Mr.DéjameloAMíQuePuedoConTodo”: no ayuda al desarrollo del resto del equipo, no facilita la comunicación, genera cuellos de botella y dependencias (gran problema de eficacia en un equipo) y coarta la confianza y proactividad del resto. Mejor un buen equipo que un buen grupo de cracks.

¿Y si tengo este “solista” y lo necesito? Rodéales de un pequeño equipo de soporte acorde al objetivo que poco a poco vaya adquiriendo el conocimiento y experiencia que la estrella atesora. Buscad mecanismos para forzarlo (workshops, pairprogramming…). En ocasiones puede ser incluso una pequeña motivación para otros técnicos el trabajar con él. Pero no abusemos y tirad de rotaciones para evitar el efecto mencionado.

Ya estamos en marcha, ¿y ahora qué?

Uno de los eternos debates al respecto de la productividad: las reuniones. Hay la creencia casi dogmática de que su existencia perjudica notablemente la eficacia de un equipo… ¡Error! ¿Debemos reducirlas? NO. Debemos racionalizarlas y eficientarlas. Primero con lo obvio:

  • Duración justa y necesaria y con preaviso
  • Mantener una agenda y tener claro el output que se busca (¡Anotadlo en la convocatoria!)
  • Que participe todo el que tenga opinión, interés o conocimiento al respecto. Ni más ni menos.

Y las silver bullets contra la “Reunionitis”

  • La ley de los dos pies (si no aportas ni te interesa -> usa tus 2 pies y vete)
  • Si se pervierte el objetivo o nos encallamos -> Cancel
  • Disponer un facilitador que use la pizarra (“si no me lo dibujas no te entiendo”) y promueva liberating Structures como “1-2-4-All” o “25/10 Crowd Sourcing”, dinámicas fáciles e ideales para hacer participar a todos (evitando monólogos o no participación de personas que tienen mucho que aportar)

Detección de problemas y maniobrabilidad

Un equipo debe aprender sobre la marcha y comprobar continuamente lo que le favorece y perjudica. Para que esta detección y posterior análisis sea provechoso debemos visualizar constantemente nuestro flujo de trabajo:

En el tablero del equipo han de poder verse con facilidad los cuellos de botella, que además, siempre existen y pueden aparecer por diferentes causas que probablemente se repetirán en el tiempo:

  • Dependencias internas o externas (tareas, aclaraciones, necesidad respuestas…)
  • Exceso de trabajo en curso y/o en paralelo (WIP limit que se debe recalcular)
  • Demasiada especialización en los miembros el equipo que no está alineada con la tipología de las tareas (revisa composición)
  • Exceso de tareas urgentes (falta de criterio claro de priorización y clasificación)
  • etc.

BewareOfFlow

El juego se basa en la detección precoz y la generación de alternativas. Para favorecer ambas recomiendo usar el gran lema de “Divide y vencerás” junto a la necesidad de generar valor constantemente que defendemos al usar Agile. Me explico:

Un proyecto, tarea o historia demasiado grande que se quede bloqueada va a costar mucho más de desbloquear y probablemente generará por su volumen más dependencias que se bloquearán igualmente en cascada.

En cambio, si la has fragmentado convenientemente podrás avanzar hacia el mismo objetivo mediante otra línea de trabajo (+ maniobrabilidad) y reducirás el número de tareas dependientes que pueden derivar en bloqueos (el 50% de media). Este consejo parece fácil… pero es de muy compleja aplicación puesto que requiere de foco, práctica y atinar bien en la división, porque no se trata de “fasear” sino de dividir el objetivo en pequeños objetivos incrementales que aporten valor de forma independiente (ver MVP: Minimum Viable/Valuable Product).

Objetivos claros

Cada equipo debe tener una misión. ¿Cuán estática debe ser? Depende del equipo y objetivo en sí, pero quizás disponer de 2 o 3 goals claros y luego un primer desglose en 3 o 4 en constante revisión y cambio es una buena idea.

Estos objetivos:

  1. Deben ser realistas (y adecuados al equipo)
  2. Deben poder ser alcanzados por el equipo de forma lo más autónoma posible
  3. Deben ser visibles, claros y medibles para visualizar también el progreso.

Para ello os recomiendo echar un vistazo a la metodología OKR que se originó en Intel y fue adoptada por Google entre otros.

Con todo ello está comprobadísimo que el equipo ganará en eficacia y dominará…

el arte de ver los árboles sin dejar de ver el bosque

y el consejo final: ¡Persistid! Esto no es cosa de 2 días… Si al final del día no lo veis claro o estás agotados en el empeño, sólo pensad que… mañana volverá a salir el Sol 😉

Anexo y conclusión

Me han dicho siempre que lo bueno, si breve, dos veces bueno (y me cuesta ser breve…) pero es que este tema es apasionante y me queda mucho en la cabeza que me gustaría contaros: motivación y empoderamiento de los equipos, management descentralizado y management 3.0, más despilfarros ¡No hemos hablado de la importancia de la calidad para evitar el efecto boomerang que es devastador en términos de eficacia!

En el siguiente post extenderé estos conceptos de eficacia al punto más holístico que yo puedo alcanzar, las organizaciones (con el mundo ya no me atrevo, se lo dejo a Jaume Jornet 😉)

Y mientras, os dejo algunos enlaces geniales dónde poder extender algunas de las técnicas comentadas: (gràcies Albert Valiente!)

http://www.liberatingstructures.com/

http://okrexamples.co/technology-engineering-RnD-okr-examples

https://management30.com/practice/

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